¿QUÉ ES EL MÉTODO GTD (GETTING THINGS DONE)?
5 pasos para gestionar tus tareas diarias
La vida puede ser caótica, nuestra mente se llena de innumerables tareas y tratar de hacer todo es abrumador.
Afortunadamente, no hay que recordarlo todo, existe un método que lo hace por ti.
Se basa en el principio de liberar la mente de las tareas diarias anotándolas en un lugar determinado para estresarse menos recordándolas y rendir más haciéndolas.
Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen publicado en 2001, titulado en español: Organízate con eficacia.
Se lo ha catalogado como el método más eficiente de organización y la mejor vía para ser productivos y hacer más tareas cada día.
Además, aclara y organiza todas aquellas cosas que se intenta conseguir en el trabajo y en la vida personal.
Aprende el arte de la productividad sin estrés, aclara tu mente y agudiza tu concentración para lograr más con facilidad y elegancia siguiendo estos 5 simples pasos:
1. RECOPILA
Cada “cosa por hacer” es un ciclo abierto. Cuando se necesita recordar una cosa en nuestra mente, requerirá energía y atención para mantenerla. Además genera estrés.
La clave es sacar todo de nuestra cabeza y anotarlo en una lista. Para esto, existen herramientas de recolección de tareas como una agenda, libreta o la aplicación de notas de tu teléfono.
Libera tu mente. Escribe todo lo que necesitas recordar, realizar o darle seguimiento en una lista.
2. PROCESA
Es el momento de decidir qué se debe hacer y qué no, si la tarea la debes hacer tú u otra persona y lo que te servirá en el futuro.
Es importante que te des el tiempo necesario para procesar, 1 hora al día es lo recomendado. Recuerda que procesar no es hacer, es decidir. Lo único que se permite hacer son las tareas que te toman menos de 2 minutos en completar.
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Este proceso de decisión transforma las tareas poco claras en un trabajo definido de acuerdo a las siguientes reglas:
Si las tareas te toman menos de 2 minutos, hazlas.
Si no es tu tarea, delega.
Si no es importante ahora, posponlo.
Si no aporta valor, desecha.
3. ORGANIZA
El paso del que más se ha hablado del método GTD. Y aquí es donde entran las funcionalidades de tu herramienta de recolección de tareas para poder definir sub-tareas, proyectos, lo que puede esperar y un calendario que recuerde acciones específicas en un día determinado.
Las 4 principales listas de acción son:
3.1 Define acciones próximas
¿Qué necesito hacer primero?
“Para hacer las compras, primero hago una lista”
Esto hará que te preocupes menos por una tarea grande, enfocándote solo en lo primero que debes hacer para iniciarla: una llamada, enviar un correo o escribir las primeras líneas de un informe.
Normalmente procrastinamos cuando vemos una tarea como un todo. Debemos fragmentarla y enfocarnos solo en el primer paso para iniciar.
3.2 Identifica los proyectos
Estos requieren más de una acción.
“Planear mis vacaciones”
Elegir el destino, si necesito visa, cuántos días puedo viajar, las fechas, los hoteles, los tours y demás.
Cada uno de estos puntos son sub-tareas de un proyecto.
3.3 Coloca en espera
Las tareas que no dependen enteramente de ti deben ser colocadas aquí.
Es lo que has delegado o necesite una acción previa para poder hacerla.
3.4 No olvides el seguimiento
Activa recordatorios en tu teléfono o aplicación de tareas preferida.
No hemos mencionado las herramientas que harán este paso más fácil. Muchas personas solo usan una agenda o la aplicación de Notas de sus teléfonos.
Nuestra recomendación es que empieces con la más sencilla para ti, una en la que puedas confiar para que recuerde las cosas por ti y que puedas manejar.
4. REVISA
David Allen lo llama el “factor crítico de éxito”. Es la goma que mantiene todo junto.
Revisa al menos 1 vez a la semana todas tus listas para ver que todo esté claro, actualizado y alimente tu creatividad de las listas de tus planes futuros.
Toma tiempo para que este paso se convierta en un hábito. Te sorprenderás cuando puedas mover una montaña para hacer que las cosas pasen, sin importar lo ocupado que estés.
Enfócate en revisar, no hacer. Elige un día y hora que puedas hacerlo siempre. Cualquier día funciona. Universalmente, los viernes por la mañana suele ser el día más común.
¿Ya hiciste alguna tarea?
Revisa tu lista todos los días o 1 día a la semana.
5. HAZLO
Simplifica tu proceso de organización y haz las cosas.
Confía en tu intuición.
“Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas.”
Recuerda:
Anotar todo lo que tenga tu atención (Recopila).
Tomar decisiones sobre lo que significa cada tarea para ti y lo que vas a hacer al respecto (Procesa).
Usar las funcionalidades de tu herramienta de recolección para almacenar esas decisiones en lugares confiables (Organiza).
Reflexionar sobre esas decisiones para mantenerlas claras, actuales y creativas (Revisa).
Para que puedas tomar la mejor decisión de acción (Hazlo).
¿Crees que este proceso debe conocerlo alguien con quien trabajas?
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