¿Por qué las reuniones virtuales reducen la productividad?
1. Desenfocan: una reunión de 30 minutos desenfoca a una persona 30 minutos antes de la misma y 30 minutos después. Total: 1 h 30 min.
2. Multiplican el tiempo: una reunión de 30 minutos entre 3 personas, es en realidad de 1 h. 30 min y súmenle a eso el tiempo de desenfoque. Total: 4 h 30 min.
3. No son trabajo: durante una reunión se habla de trabajo, pero eso no es trabajar; se amplifica un problema, pero eso no lo soluciona.
¿Cómo hacer las reuniones virtuales productivas?
1. En una reunión no debe haber distracciones: no teléfonos, no navegar en la web, no mails, no mensajear.
2. Establecer una agenda: definir qué se va a lograr específicamente y los temas a resolver. No se debe convocar a una reunión para "revisar", se convoca para "aprobar" o "clarificar".
3. Establecer un tiempo límite: definido con anticipación, ideal 15 min, máximo 30 min.
4. No todo tiene que ser una reunión: hay muchas herramientas colaborativas como Drive, donde se puede otorgar roles de lectores, comentaristas o editores. Se deben revisar todas las dudas con estas herramientas.
5. Convócalas con anticipación: al menos 7 días antes. Permite organizar un calendario, evita distracciones "urgentes" y aterriza ideas.
La próxima vez que alguien diga: "Agendamos una reunión para la próxima semana", ¿por qué no preguntar: "Espera, ¿para qué nos reunimos?"
Si el objetivo de la reunión propuesta es llegar a un acuerdo sobre algún tema, quizás no necesite una reunión. ¿Por qué no elaborar una respuesta de sí o no en ese mismo momento?
O pedir que aterricen las ideas en un archivo colaborativo y pedir comentarios para aprobación.
Si después de todo esto, el tema se queda en tal vez y se trata de un asunto interfuncional, entonces sí, por supuesto, convoca la reunión.
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